ORGANISASI & METODE TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil ?
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui ?
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?

Jawab :

1. Syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil yaitu :

a)      Ajukan pertanyaan bila ada ucapan lawan bicara yang kurang jelas. Hal ini dapat membantu Anda memperoleh informasi lebih lengkap, sekaligus menunjukkan ketertarikan Anda.

b)      Nyatakan kembali kesimpulan dari pernyataan yang Anda dengar darinya untuk menghindari kesalahpahaman.

c)      Hindari sikap memaksakan kehendak. Kalaupun Anda berbeda pendapat atau pandangan, hendaknya tetap Anda nyatakan. Hanya lakukan dengan cara bersahabat dan jelas.

d)     Jagalah bahasa tubuh Anda. Saat berbicara dengan lawan bicara, tetap pertahankan kontak mata untuk menumbuhkan kesan jujur dan percaya diri. Hindari menggigit bibir, goyang-goyang kaki, dan gerakan lain yang menimbulkan kesan Anda sedang gelisah atau tak betah berbicara.

e)      Hindari kata “selalu, mesti” maupun “tidak pernah”.

f)       Sesuaikan gaya komunikasi Anda dengan tiap individu.

g)      Berikan umpan balik, pujian, atau dukungan. Buatlah orang lain tahu bahwa Anda menghargai usaha atau prestasi mereka.

2. Untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Cara peyusunan paper/warkat :

system penyusunan papers menurut abjad
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a.       Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.

b.      Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

4.      a. Tata Kerja : merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan  berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.

b. Sistem Kerja : Merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tetentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

c. Prosedur Kerja : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui, pekerjaan baik dari mana asalnya dan mau kemana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.