ORSGANISASI & METODE

Organisasi dan Metode :

Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.

Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:

• Wadah   : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)
• Proses    : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis). Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah
• Metode  : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan.

Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:

•  Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
• Mutlak dalam kegiatan manajemen
• Memanfaatkan segala sumber dan waktu
• Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan

Sumber - sumber manajemen ( The Six M’s Manajement):

1. Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
2. Uang atau Biaya (Money)
3. Bahan-bahan atau Material (Materials)
4. Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
5. Tata kerja (Method)
6. Pasar (Market)

Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

EFISENSI

Seperti telah dibahas pada bab-bab sebelumnya tujuan akhir dari adanya O&M adalah bagaimana tercipta efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan lancar sesuai dengan harapan, oleh sebab itu kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan efisiensi itu sendiri.

Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efesiensi merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga O&M sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.sedangkan,

Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.

RUANG LINGKUP O & M

Seperti telah dijelaskan pada Bab-1 bahwa fungsi O&M adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.

Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

1.       Anailisis organisasi

2.        Komunikasi dalam organisasi

3.       Tata kerja, prosedur dan system kerja

4.       Pentingnya filling

5.       Penyimpanan data & dokumen

6.       Formulir

7.       Pendayagunaan mesin kantor & peralatan

8.       Penyusunan tata ruang & perencanaannya

9.       Penulisan laporan

10.   Penyusunan buku pedoman kerja

11.   Penyusunan Anggaran belanja

12.   Analisis kepegawaian